Idea Works Tokyo（以下「当社」といいます。）は、会議室運営を行う事業者として、お客様の個人情報を適切に保護し、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他関連法令・ガイドラインを遵守して取り扱います。本プライバシーポリシーは、当社が提供するウェブサイト（rymnux.site）および当社の会議室サービスにおける個人情報の取扱いについて定めるものです。
1. 事業者情報・適用範囲
本プライバシーポリシーにおける個人情報取扱事業者は、以下のとおりです。
- 事業者名：Idea Works Tokyo
- 所在地：東京都目黒区青葉台2-5-11
- メールアドレス：[email protected]
- 電話番号：+81 3 6427 9158
- ウェブサイトドメイン：rymnux.site
- 事業内容：会議室
本ポリシーは、当社のウェブサイト閲覧、会議室の予約、問い合わせ、見学申込、利用契約、付随する各種手続およびこれらに関連して当社が取得する個人情報に適用されます。
2. 取得する情報および取扱い
当社は、以下の情報を、適法かつ公正な手段により取得し、利用目的の達成に必要な範囲で取り扱います。
- 氏名、会社名、部署名、役職名
- 住所、電話番号、メールアドレス
- 予約情報（利用日時、利用人数、利用施設、オプションサービス、請求情報を含みます。）
- 問い合わせ内容、アンケート回答、キャンセル理由、対応履歴
- 本人確認に必要な情報
- 決済に関する情報の一部（決済代行事業者を通じて取得される情報を含みます。）
- ウェブサイトの利用情報（IPアドレス、Cookie、端末情報、ブラウザ情報、閲覧履歴、アクセス日時、参照元、操作ログ等）
- 防犯・安全管理のために取得する映像・入退室記録等
当社は、会議室の運営に必要な範囲で、予約管理、本人確認、施設利用管理、請求・決済、問い合わせ対応、障害対応、安全管理、サービス改善のためにこれらの情報を取り扱います。
3. 個人情報の利用目的
当社は取得した個人情報を、以下の目的のために利用します。
- 会議室の予約受付、管理、変更、キャンセル対応のため
- 利用契約の締結、履行、請求、決済、返金処理のため
- 本人確認、利用者確認、不正利用防止のため
- お問い合わせ、見学申込、各種依頼への対応のため
- 施設の運営、維持管理、設備保全、トラブル対応のため
- 安全管理、防犯対策、入退室管理、事故防止のため
- サービス品質の向上、新サービス開発、利用状況の分析のため
- 法令上必要な対応、行政機関・裁判所等への対応のため
- 当社のサービスに関するご案内、重要なお知らせの送付のため
- 上記に付随する業務の遂行のため
4. 個人情報の取扱いの法的根拠
当社は、個人情報保護法その他適用法令に基づき、以下のような場合に個人情報を取り扱います。
- 会議室サービスの提供、予約管理、契約履行など、契約の締結および履行に必要な場合
- 当社の正当な利益のために必要であり、かつ、お客様の権利利益を不当に侵害しない場合
- お客様の同意を得た場合
- 法令上の義務を履行するために必要な場合
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合
なお、Cookie等の利用については、関連法令および利用環境に応じて、必要に応じて同意取得またはオプトアウト等の適切な措置を講じます。
5. 個人データの第三者提供および業務委託
当社は、法令に定める場合を除き、本人の同意なく個人データを第三者に提供しません。
ただし、当社は、サービス運営に必要な範囲で、以下の委託先に個人情報の取扱いを委託することがあります。
- 予約管理システム提供事業者
- 決済代行事業者、請求管理サービス事業者
- メール配信、問い合わせ管理、CRM、分析ツール提供事業者
- サーバー、クラウド、保守運用、ITサポート事業者
- 清掃、警備、設備管理等の業務委託先
当社は、委託先に対して必要かつ適切な監督を行い、個人情報の安全管理が図られるよう努めます。
また、法令に基づく場合、または以下のような場合には、第三者提供を行うことがあります。
- 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成推進のために特に必要がある場合
- 国の機関または地方公共団体等への協力が必要な場合
6. 個人データの外国にある第三者への提供・移転
当社は、クラウドサービス、メール配信、分析ツール等の利用に伴い、個人データが外国にある事業者のサーバーに保存される場合があります。
この場合、当社は、個人情報保護法その他関連法令に従い、必要に応じて以下の事項を確認・対応します。
- 移転先国の個人情報保護制度
- 移転先の事業者における個人情報保護の体制
- 適切な安全管理措置の実施
- 必要な同意取得、情報提供、契約上の保護措置
お客様が希望される場合は、当社が利用する外国にある第三者に関する情報について、法令の範囲内で開示します。
7. 保存期間
当社は、個人情報を利用目的の達成に必要な期間、または法令上保存が必要な期間に限り保有します。保存期間の経過後、または利用目的達成後は、遅滞なく消去または匿名化等の措置を講じます。
保存期間の考え方は、情報の種類や法令上の義務により異なりますが、主な基準は以下のとおりです。
- 予約・利用記録：契約管理および問い合わせ対応に必要な期間
- 請求・決済関連記録：会計・税務・法令上必要な期間
- 問い合わせ履歴：対応完了後、一定期間
- 防犯・入退室記録：安全管理上必要な期間
- 法令に基づく保存が必要な記録：当該法令で定める期間
8. お客様の権利
お客様は、個人情報保護法その他適用法令に従い、当社が保有するご自身の個人データについて、以下の権利を有します。
- 開示を求める権利
- 内容の訂正、追加または削除を求める権利
- 利用停止または消去を求める権利
- 第三者提供の停止を求める権利
- 利用目的の通知を求める権利
- データポータビリティに関する情報提供を求める権利（法令上適用される範囲に限ります。）
- 個人データの取扱いに対する異議を述べる権利（法令上適用される範囲に限ります。）
これらの請求をご希望の場合は、下記「12. お問い合わせ先」までご連絡ください。法令に基づき、本人確認のうえ、合理的な期間内に対応します。ただし、法令上、開示等に応じられない場合があります。
9. 同意の撤回
当社が個人情報の取扱いについてお客様の同意に基づいている場合、お客様はいつでもその同意を撤回できます。同意の撤回は、撤回前の取扱いの適法性に影響を与えるものではありません。
同意の撤回をご希望の場合は、当社までご連絡ください。なお、同意を撤回した場合、当社サービスの全部または一部をご利用いただけなくなることがあります。
10. 苦情・相談の申出先
お客様は、当社の個人情報の取扱いについて、苦情、相談、または不服の申出を行うことができます。当社は、これらのお申し出に対して、誠実かつ迅速に対応します。
また、お客様は、当社への申出に加え、個人情報保護法に基づく所定の窓口や関係する監督機関に相談することもできます。
11. 安全管理措置
当社は、個人データの漏えい、滅失、毀損、不正アクセス、改ざん、不正利用等を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。主な措置は以下のとおりです。
- 個人情報へのアクセス権限の制限
- パスワード管理、多要素認証等の認証管理
- 通信および保存時の暗号化等の技術的保護措置
- 従業者への教育、誓約書の取得、監督
- 委託先に対する契約管理および監督
- 施設内の入退室管理、防犯対策
- インシデント発生時の報告・対応体制の整備
万一、個人データに関する事故等が発生した場合には、法令に従い、必要な報告、通知、再発防止措置を講じます。
12. お問い合わせ先
本プライバシーポリシーおよび当社の個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、開示等の請求、苦情・相談は、以下までご連絡ください。
- 事業者名：Idea Works Tokyo
- 住所：東京都目黒区青葉台2-5-11
- メールアドレス：[email protected]
- 電話番号：+81 3 6427 9158
13. プライバシーポリシーの変更
当社は、法令の改正、サービス内容の変更、運用体制の変更その他必要に応じて、本プライバシーポリシーを改定することがあります。重要な変更を行う場合には、当社ウェブサイト上での掲示その他適切な方法により周知します。
変更後のプライバシーポリシーは、当社が別途定める場合を除き、当社ウェブサイトに掲載した時点から効力を生じます。